4.1. Gestión de comunicaciones.

Todas las comunicaciones estarán sujetas a la posibilidad de anonimidad. En todo caso se protegerá la identidad del denunciante, manteniéndose confidencial y quedando limitada al conocimiento del responsable del canal.

Tras la recepción de una denuncia se remitirá acuse de recibo de la comunicación en el plazo máximo de 7 días naturales siguientes a tal recepción; salvo que excepcionalmente ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. El siguiente paso será el análisis preliminar de la denuncia, en el que se valorará los requisitos de forma exigidos y la inclusión en el ámbito objetivo del Canal de Denuncias de los hechos comunicados; denegándose la admisión a trámite de aquellas denuncias que no cumplan tales condiciones, y procediéndose a eliminar inmediatamente los datos personales en ellas contenidos.
El plazo máximo de las actuaciones de investigación será de 3 meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales. En relación con ello, el ILUSTRE COLEGIO DE PROCURADORES DE SANTA CRUZ DE TENERIFE mantendrá abierta las comunicaciones con el denunciante; pudiendo solicitarle información adicional.

Las personas afectadas tendrán derecho a estar informados de las acciones u omisiones que el denunciante les atribuye, así como a ser oídas en cualquier momento del procedimiento. La comunicación de las acciones u omisiones referidas se realizarán en el tiempo y forma pertinentes en garantía del buen cauce de la investigación. En este sentido, en todo caso se respetará rigurosamente la de presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas.

4.2. Inadmisión a trámite.

La inadmisión a trámite de las comunicaciones podrá producirse cuando se den alguna de las siguientes circunstancias:

1) Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
2) Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta ley.
3) Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del responsable indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
4) Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.

La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

4.3. Resolución del expediente.

Una vez finalicen las actuaciones de investigación, a tenor de los resultados que ésta arroje, se formulará una propuesta de resolución que podrá plantear; el archivo de la denuncia o, en su defecto, la sanción a aplicar. Cuando se considere procedente la imposición de una sanción, ésta será ejecutada por el responsable que corresponda según la tipología de sancionado; a tenor de lo dispuesto en el documento de Responsabilidades en el Canal de Denuncias, que pueden consultar en cualquier momento.

4.4. Comunicaciones a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.)

4.4.1 Recepción y registro de las comunicaciones.

Toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.

La información puede llevarse a cabo de forma anónima. La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial, dentro del plazo máximo de siete días. En los casos de comunicación verbal se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

Al presentar la información, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. como consecuencia de la información.

En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:

1. mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
2. a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.

Registrada la información, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación. Habiendo realizado este análisis preliminar, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información sobre la admisión o inadmisión de la comunicación realizada (coincidiendo los motivos de inadmisión con los anteriormente indicados para el canal interno de información).

4.4.2. Instrucción.

La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.

Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de ésta, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación. Durante la instrucción se dará noticia de la comunicación con sucinta relación de hechos al investigado. Esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considera que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes.

A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.

Todas las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, deberán colaborar con las autoridades competentes y estarán obligadas a atender los requerimientos que se les dirijan para aportar documentación, datos o cualquier información relacionada con los procedimientos que se estén tramitando, incluso los datos personales que le fueran requeridos.

4.4.3. Terminación de las actuaciones.

Concluidas todas las actuaciones, la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I. emitirá un informe que contendrá al menos: exposición de los hechos junto al código de identificación de la comunicación y la fecha de registro, clasificación de la comunicación a efectos de conocer su prioridad o no en su tramitación, actuaciones de investigación para comprobar la verosimilitud de los hechos, conclusiones de la instrucción y valoración de las diligencias e indicios que la sustentan.

Emitido el informe, adoptará alguna de las siguientes actuaciones;

• Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista en esta ley, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la información a la vista de la información recabada debía haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas.
• Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
• Traslado de todo lo actuado a la autoridad competente.
• Adopción de acuerdo de inicio de un procedimiento sancionador.

El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la entrada en registro de la información. Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.